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Leistung · Automationen

Angebote und Antworten, vorbereitet im Hintergrund. Sie prüfen und schicken ab.

Ich baue Abläufe, die Ihre Büroarbeit automatisieren: Aus Ihren Notizen werden Angebote, aus Anfragen Antworten, mit Ihren Vorlagen und Ihren Preisen. Erinnerungen und Terminbestätigungen laufen allein, sobald der Ablauf eingefahren ist.

Ablauf beschreiben Wo die Entwürfe landen: im Arbeitsbereich

Angebot · Malerbetrieb Entwurf

Wohnzimmer, Decke und Wände

Position Menge Preis €
Decke spachteln, grundieren, streichen 24 m² 348,00
Wände streichen, zweifach 58 m² 568,40
Abdecken und Schutz pauschal 85,00

Preise aus Ihrer Preisliste

wartet auf Ihre Freigabe

Antwort · Kfz‑Werkstatt automatisch

Reifenwechsel: zwei neue Termine gelegt

Guten Tag Frau Neumann,

gern wechseln wir Ihre Reifen. Zwei Termine sind für Sie vorgemerkt:

Do 9:00 · Fr 14:30

Wählen Sie einfach einen davon, er ist dann sofort für Sie eingetragen.

Freie Zeiten, im Kalender dafür reserviert

ging um 8:14 automatisch raus

Erinnerung · Steuerkanzlei automatisch

Nachfrage zum Angebot Lohnbuchhaltung

Guten Tag Herr Albers,

vor fünf Tagen haben wir Ihnen unser Angebot für die Lohnbuchhaltung geschickt. Gibt es dazu noch Fragen? Wir melden uns gern.

Vorlage der Kanzlei

wird morgen um 9:00 allein verschickt
Beispiel, erfundene Angaben

Beispiel · Angebotsautomation mit eigenem Arbeitsbereich

Der Feierabend gehört wieder Ihnen.

Ein Malerbetrieb, eine Besichtigung, einmal ohne und einmal mit dem Ablauf.

Heute

  1. 9:00 Besichtigung, Notizen auf dem Block
  2. 20:30 Positionen suchen, Angebot schreiben, rechnen

Angebot raus: am Wochenende, wenn überhaupt.

Mit dem Ablauf

  1. 9:00 Besichtigung, Notizen und Fotos am Handy im Arbeitsbereich speichern
  2. Nach dem Speichern und Schließen übernimmt die Automation: Sie sortiert, schreibt den Entwurf und legt ihn im Arbeitsbereich ab.
  3. 15:00 Entwurf prüfen, ändern, abschicken
  4. 20:30 Feierabend

Angebot raus: am selben Tag, 15 Uhr.

Uhrzeiten zur Veranschaulichung.

Drei Abläufe

Welche Büroarbeit sich automatisieren lässt.

Drei Abläufe, die in fast jedem Betrieb mit Angeboten Zeit sparen. Sie nehmen einen, zwei oder alle.

Anfragen

Anfragen einordnen und Antwort vorbereiten.

Beispiel · Kfz‑Werkstatt Im Formular wählt jemand „Reifenwechsel“ und sieht gleich alle freien Termine. Ein Klick und die Bestätigung geht an Sie beide raus. Geht es um den Motor, sortiert der Ablauf die Anfrage ein und legt Ihnen eine Antwort vor.

  1. WannEine Anfrage kommt über das Formular Ihrer Website, über Ihre Onlinewerbung oder per Mail.
  2. Was passiertDer Ablauf liest sie, sortiert nach Anliegen, Ort und Dringlichkeit und bereitet eine Antwort aus Ihren Vorlagen vor. Termine wählt die Kundschaft gleich im Formular, aus den freien Zeiten Ihres Kalenders.
  3. Was Sie tunAntworten mit eigenem Text prüfen Sie und schicken sie ab. Gebuchte Termine stehen einfach in Ihrem Kalender.

Angebote

Aus Ihren Notizen wird ein Angebotsentwurf.

Beispiel · Malerbetrieb Nach der Besichtigung liegt der Entwurf mit Ihren Preisen bereit. Wie das über einen Tag aussieht, sehen Sie oben.

  1. WannSie halten Notizen oder Fotos im Arbeitsbereich fest oder schicken sie per WhatsApp.
  2. Was passiertAus Leistung, Maßen und Notizen entsteht ein Angebotsentwurf nach Ihrer Vorlage. Positionen und Preise kommen aus Ihrer Preisliste.
  3. Was Sie tunSie prüfen den Entwurf, ändern ihn oder schicken ihn direkt ab.

Nachfassen

Nachfassen und um eine Bewertung bitten.

Beispiel · Steuerkanzlei Das Angebot für die Lohnbuchhaltung ist seit fünf Tagen ohne Antwort. Die freundliche Erinnerung wird allein verschickt, sobald der Ablauf eingefahren ist.

  1. WannEin Angebot bleibt einige Tage ohne Antwort oder ein Auftrag ist abgeschlossen.
  2. Was passiertDer Ablauf bereitet eine freundliche Erinnerung vor. Nach dem Auftrag folgt die Bitte um eine Google-Bewertung mit Link.
  3. Was Sie tunAnfangs geben Sie jede Nachricht frei. Ist der Ablauf eingefahren, läuft er allein.

Ihr Ablauf ist nicht dabei? Ich baue auch andere, ganz oder teilweise automatisiert, mit Prüfschritten dort, wo ein Mensch draufschauen soll.

Sie behalten die Kontrolle

Kein Ablauf läuft am ersten Tag allein.

Angebote und Antworten mit eigenem Text gehen nie ohne Ihre Freigabe raus. Termine aus Zeiten, die Sie dafür freihalten, Erinnerungen und Bewertungsbitten dürfen allein laufen, sobald sie eingefahren sind. Bis dahin reift jeder Ablauf in drei Stufen.

Stufe 1

Begleitet.

Jeder Durchlauf wird geprüft.

Ich baue den Ablauf und gehe die ersten echten Durchläufe mit Ihnen durch. Wo es hakt, schärfe ich nach.

Stufe 2

Eingefahren.

Stichproben genügen.

Der Ablauf läuft, wir schauen auf Stichproben. Was sich bewährt, bleibt. Was wackelt, justiere ich nach.

Stufe 3

Verlässlich.

Ein Mensch nur an Schlüsselstellen.

Der Ablauf meldet sich nur, wenn eine Entscheidung einen Menschen braucht. Dann fragt er, statt zu raten.

Anbindung

Die Abläufe arbeiten mit dem, was Sie schon nutzen. Was fehlt, richten wir ein.

Postfach, Kalender und Google-Profil: Daran schließen die Abläufe an. Nutzen Sie eine Handwerkersoftware mit Schnittstelle, arbeiten sie ihr zu. Ob das bei Ihrem Programm geht, prüfe ich vorher. Fehlt etwas, etwa ein gemeinsamer Kalender oder eine feste Ablage für Angebote, richten wir es mit ein.

Kommen Anfragen über Ihre Website, fragt das Formular gleich nach dem, was der Ablauf braucht.

Ohne Arbeitsbereich landen die Ergebnisse in Ihrem Postfach. Mit Arbeitsbereich stehen sie dort, mit dem Stand jeder Anfrage.

  • Christophe Fabert lächelnd beim Spiegel-Selfie
    Christophe Fabert Gründer von Struktered.

Sie arbeiten direkt mit mir.

Ich bin Christophe und habe Struktered gegründet. Ich baue Ihre Abläufe, begleite die ersten Wochen und prüfe die Durchläufe selbst, bis sie eingefahren sind.

Was Sie mir im Gespräch erzählen, geht nicht durch zwanzig Hände. Die Verantwortung liegt allein bei mir und Sie erklären nichts zweimal. Wer schreibt, bekommt Antwort von mir.

Christophe Fabert

Mehr über mich

Grenze

Was ich nicht automatisiere.

Nicht alles, was ginge, lohnt sich. Das sage ich Ihnen, bevor Sie dafür bezahlen.

  • Entscheidungen über Kulanz, Nachlass oder ob ein Auftrag passt. Der Ablauf ordnet solche Fälle ein, die Entscheidung bleibt bei Ihnen
  • Preise, die sich eine KI ausdenkt. Preise kommen aus Ihrer Liste
  • Abläufe, bei denen ein Fehler teurer ist als die gesparte Zeit
  • Abläufe, die so selten vorkommen, dass sich der Bau nicht bezahlt macht

Datenschutz

Was die KI sieht und was nicht.

Die KI bekommt nur, was sie für den einen Schritt braucht.

Was sie sieht

  • den Text einer Anfrage oder Ihrer Notizen
  • Ihre Vorlagen und Ihre Preisliste

Was sie nicht sieht

  • Namen, Adressen, Telefonnummern und Mailadressen. Die KI liest statt Frau Neumann nur „Kundin 337“, der echte Name kommt erst danach wieder in den Entwurf.
  • Ihr übriges Postfach und Ihren Kalender. Die KI bekommt nur den einen Vorgang, um den es gerade geht.

Die KI ist Claude von Anthropic, mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Ihre Daten werden nicht zum Training genutzt und spätestens nach 30 Tagen gelöscht. Ihre Abläufe richte ich auf einem eigenen Server in der EU ein.

Kosten

Was ein Ablauf kostet, steht vorher fest.

Der Preis hängt davon ab, was der Ablauf können soll. Sie bekommen einen Vorschlag, in dem jeder Posten einzeln steht: der Bau einmal, der Betrieb monatlich. Das erste Gespräch kostet nichts.

Im Monatlichen stecken der Server, die Nutzung der KI je Durchlauf und die Wartung, wenn sich ein angebundenes Programm ändert. Monatlich kündbar, ohne Mindestlaufzeit.

Fragen

Bevor ein Ablauf läuft.

Brauche ich dafür den Arbeitsbereich?

Nein. Ohne Arbeitsbereich landen die Ergebnisse in Ihrem Postfach oder in Ihrer Software. Mit Arbeitsbereich stehen sie dort, zusammen mit dem Stand jeder Anfrage.

Muss ich ein neues Programm bedienen?

Nein. Die Abläufe arbeiten mit Ihrem Postfach und Ihrem Kalender, mit Ihrer Software dort, wo sie eine Schnittstelle hat. Sie sehen nur die Entwürfe, die Sie freigeben sollen. Wollen Sie alles an einem Ort, richte ich Ihnen einen Arbeitsbereich ein, zugeschnitten auf Ihren Betrieb.

Mehr zum Arbeitsbereich

Kann ich Angebote automatisch erstellen lassen?

Als Entwurf, ja. Aus Ihren Notizen, Maßen und Fotos entsteht ein Angebot nach Ihrer Vorlage, mit Positionen und Preisen aus Ihrer Preisliste. Raus geht es erst, wenn Sie es geprüft und freigegeben haben.

Was, wenn die KI einen Fehler macht?

Darum gehen Angebote und Antworten mit eigenem Text nie ohne Ihre Freigabe raus und darum fängt jeder Ablauf begleitet an. Jeder Schritt wird protokolliert, nichts geschieht unbemerkt.

Mein Ablauf ist heute ein Durcheinander. Geht das trotzdem?

Ja, dann fangen wir dort an. Zuerst ordnen wir den Ablauf gemeinsam, trennen die Regel von den Ausnahmen und schreiben auf, was bisher nur im Kopf steht. Danach lässt er sich automatisieren.

Was passiert mit den Abläufen, wenn ich kündige?

Sie bekommen sie als Export mit Dokumentation. Betreiben müssten Sie sie dann selbst oder mit jemand anderem.

Nächster Schritt

Welche Arbeit bleibt bei Ihnen liegen?

Das Formular fragt, welche Arbeit Sie Zeit kostet. Ich sage Ihnen ehrlich, ob eine Automation hier der richtige Hebel ist. Passt es, vereinbaren wir ein kostenloses Erstgespräch und dort klären wir alles Weitere.

Ablauf beschreiben

Oder direkt per Mail an studio@struktered.com. Lieber kurz sprechen? Schreiben Sie dazu, wann es Ihnen passt, dann machen wir einen Videocall von zwanzig bis dreißig Minuten aus.

Wo die Ergebnisse landen können: Zum Arbeitsbereich